Главная » База знаний » Простые процессы: общая информация

11. Коммуникации и простой рабочий стол

Автор На чтение 22 мин Просмотров 69 Опубликовано
Содержание
  1. Коммуникации в системе
  2. Обзор коммуникаций в системе
  3. Настройка механизма комментариев
  4. Типы уведомлений и ответы
  5. Работа с комментариями и вложениями
  6. Использование кнопки «развернуть/свернуть» для просмотра комментариев
  7. Добавление файлов и картинок в комментарии
  8. Создание подзадач из комментариев
  9. Работа с показателями и аналитикой
  10. Создание интерфейса пользователя
  11. Создание рабочего стола пользователя с элементами управления и списками данных
  12. Оформление и группировка элементов
  13. Настройка цветового обозначения для выполненных задач
  14. Настройка цветового обозначения задач для просроченных задач
  15. Группировка элементов рабочего стола и настройка отображения
  16. Настройка командной панели

Коммуникации в системе

Обзор коммуникаций в системе

Настройка процесса коммуникаций дает возможность передавать сообщения между участниками бизнес-процесса.

Пример настройки процесса «Коммуникации»

  1. В меню «Процессы, задачи, показатели» выбираем пункт «Бизнес-процессы».
  2. В открывшемся окне выбираем «Поручение».
  3. Далее в меню «Задачи» в пункте «Номер/Наименование» выбираем задачу «Проверить товары».
  4. Нажимаем галочку рядом с пунктом «Подключены сотрудники (Иванов)».
  5. В раскрывшемся списке проверяем постановщика «Администратор».
  6. Нажимаем кнопку «Новый комментарий».
  7. В окне «Комментарий» в окне «Кому» выбираем пользователя (например, Иванов).
  8. В окне слева прописываем комментарий.
  9. По окончании нажимаем кнопку «Опубликовать».

После публикации сообщение закрепится в самой задаче в качестве комментария для самого отправителя (администратора-постановщика).

Рис.1. Бизнес-процессы
Рис.2. Бизнес-процесс Поручение
Рис.3. Проверить товары
Рис.4. Новый комментарий
Рис.5. Запись комментария

Настройка механизма комментариев

  1. В меню «Процессы, задачи, показатели» выбираем пункт «Бизнес-процессы».
  2. В открывшемся окне выбираем «Поручение».
  3. Далее в меню «Задачи» в пункте «Номер/Наименование» выбираем задачу «Проверить товары».
  4. Нажимаем кнопку «Новый комментарий».
  5. В окне «Комментарий» в окне «Кому» выбираем адресат (например, Иванов).
  6. При выборе получателя откроется меню с возможностью выбора действий для данного сотрудника.
  7. Для добавления сотрудников в задачу нажимаем кнопку «Добавить» в окне «Кому».
  8. В открывшемся меню «Выбор сотрудников» для участия типа «Исполнитель» в окне пользователи выбираем нужных сотрудников.
  9. По окончании нажимаем кнопку «Завершить выбор».

Рис.6. Выбор действий для получателя
Рис.7. Добавление пользователя
Рис.8. Выбор пользователей

Для настройки оповещения о комментарии в поле «Кому» доступны следующие действия:

  • Всем с оповещением – комментарий будет доступен всем пользователям.
  • Отправить только выбранному –  комментарий будет доступен только выбранному сотруднику.
  • Оповестить – отмеченные пользователи получат оповещение по доступным каналам связи об опубликованном комментарии.
  • Не оповещать – пользователь комментарий увидит, но оповещен о нем не будет.
  • Скрыть – комментарий будет недоступен пользователю даже в случае открытия данной задачи.

Подчеркнутый пользователь – это тот, кто добавляет сообщение.

Добавленные сотрудники выделяются жирным шрифтом.

При смене действия меняется отображение сотрудника в списке.

Для эффективной работы при выборе действия «Оповестить» устанавливается тип сообщения.

Важно!

Те сотрудники, которые подключаются к задаче через комментарии, становятся участниками этой задачи, и становятся доступными к выбору оповещения в этой задаче для новых исполнителей, постановщиков и участников.

Типы уведомлений и ответы

Виды типов уведомлений:

  1. Уведомление – не требует ответа пользователя.
  2. Вопрос – требует ответной реакции. Система автоматически установит выбор типа уведомления для ответного комментария.
  3. Ответ – требует ответной реакции. 
  4. Задание – требует ответной реакции. 

Можно отсортировать уведомления по типу сообщения.

Важно!

Непрочитанные комментарии в системе для одного или нескольких пользователей отображаются синим цветом.

Каждый из пользователей может самостоятельно, независимо от других пользователей, управлять отметками о прочтении с помощью меню отметок о прочтении в правом верхнем углу комментария.

Пример отображения уведомления с типом сообщения «Вопрос»

  1. От имени администратора создаем уведомление – вопрос для Иванова «Что делать?» – «Опубликовать».
  2. Запускаем систему от имени Иванова.
  3. В меню «Процессы, задачи и показатели» открываем элемент «Задачи процессов».
  4. Открываем задачу «Проверить товары».
  5. В меню управления комментарием выбираем «Ответ».
  6. Заполняем окно «Комментарий».
  7. «Опубликовать».
  8. Запускаем систему от имени администратора.
  9. Открываем задачу «Проверить товары».
  10. В окне «Комментарии» находим ответ Иванова.

Рис.9. Тип сообщения 
Рис.10. Тип сообщения «Уведомление»
Рис.11. Тип сообщения «Вопрос»
Рис.12. Уведомление «Вопрос для Иванова (пример)»
Рис.13. Задачи процессов для Иванова (пример)
Рис.14. «Проверить товары»  для Иванова (пример)
Рис.15. Меню управления комментарием
Рис.16. Переход к ответу на комментарий (пример)
Рис.17. Ответ администратору (пример)
Рис.18. Отправка ответа администратору (пример)
Рис.19. Отображение ответа Иванова у администратора (пример)

 Виды типов уведомления для ответного комментария:

  • Вопрос – для уточнения комментария у пользователя;
  • Ответ – для ответа пользователю;
  • Задание – для установки задачи пользователю;
  • Отчет – для отчета по заданию.

При отправке комментария с типом «Ответить» в ответ на вопрос, комментарий прикрепляется к данному вопросу.

Работа с комментариями и вложениями

При наличии большого объема информации, изображений, а также при необходимости распечатать или предварительно просмотреть содержимое, комментарий открывается в полном окне.

Использование кнопки «развернуть/свернуть» для просмотра комментариев

Кнопка «Развернуть-Свернуть» выводится системой для расширения комментария при превышении заданных стандартом 4 строк высоты. Однако удобнее пользоваться кнопкой просмотра.

Кнопка просмотра доступна и в других полях системы. Форматированный документ можно открыть на просмотр и увидеть все в сообщениях на полном экране.

Рис.20. Полноэкранный режим просмотра комментария (пример)
Рис.21. Кнопка «Развернуть-свернуть»
Рис.22. Кнопка просмотра на полном экране в режиме «Развернуть»

Добавление файлов и картинок в комментарии

В меню управления комментарием также можно добавить файлы и картинки через кнопку «Вложения».

Добавление вложения

  1. Открываем задачу «Проверить товары».
  2. В пункте «Комментарий» нажимаем «Новый комментарий».
  3. Заполняем окно «Комментарий».
  4. На панели управления комментарием выбираем кнопку «Вложения».
  5. В открывшемся окне «Прикрепленные файлы» нажимаем кнопку «Добавить файл».
  6. Выбираем нужный файл.
  7. Нажимаем «Записать и закрыть».
  8. По окончании нажимаем кнопку «Опубликовать».

Рис.23. Кнопка «Вложения»
Рис.24. «Новый комментарий»
Рис.25. Кнопка «Вложения»
Рис.26. Кнопка «Добавить файл» и кнопка «Записать и закрыть»

У получателя в уведомлении добавленные вложения будут отображаться в виде подчеркнутого текста под комментарием. Данный текст кликабелен и используется для просмотра полученных файлов. Полученные файлы можно сохранять.

Такой способ дает возможность передавать файлы адресно.

Под вложением формируется текст «Информация об отправке».

Под ним фиксируется Лента, в которой указано, когда и какие уведомления по каким каналам связи были отправлены.

В ленте отображаются и другие каналы связи, если уведомление отправлено через них. При этом будет отображаться картинка – идентификатор соответствующего канала связи (например, телеграмм, почта и др.).

Рис.27. Пункты «Добавлены файлы» и «Информация об отправке» у получателя
Рис.28. Лента

Создание подзадач из комментариев

Любой комментарий переводится в подзадачу через кнопку «Подзадачи».

Текст уведомления отобразится в содержание задачи. Все участники задачи будут подключены по тем каналам связи, через которые они были добавлены в уведомление.

Задача становится элементом чек-листа.

Рис.29. Создание подзадачи
Рис.30. Содержание комментария и участники при создании чек-листа

Работа с показателями и аналитикой

Другие формы при работе с новым комментарием:

  • запросы на изменение данных;
  • напоминание;
  • отметка показателей;
  • карма (оценки).

Посредством разных форм можно зафиксировать дополнительные результаты работы. Это может быть любое числовое отображение с аналитикой или показателями. Например, время работы, количество потраченных часов, сумма затраченных средств.

Рис.31. Другие формы при работе с новым комментарием

Пример добавления показателя для формы «Показатели»

  1. На главной странице открываем пункт «Управление по целям».
  2. В пункте «Показатели» открываем меню на элементе «Штрафы».
  3. «Изменить».
  4. В окне «Штраф (Показатели)» во вкладке «Права доступа» ставим галочку на пункте «Доступно для действий задач».
  5. «Создать».
  6. В открывшемся окне «Права доступа (создание)» на элементе «Использование» нажимаем «Да».
  7. На элементе «Просмотр» нажимаем «Да».
  8. По окончании нажимаем кнопку «Записать и закрыть».
Рис.32. Показатели (пример)
Рис.33. Изменение штрафов (пример)
Рис.34. Настройка штрафов (пример)

Добавление значение для формы «Показатели»

  1. В шаблоне «Новый комментарий» выбираем форму «Показатели».
  2. Под заполнением содержания комментария нажимаем кнопу «Добавить».
  3. В открывшемся окне «Показатели» выбираем «Штраф».
  4. Переходим к шаблону «Новый комментарий».
  5. В зоне добавления формы «Показатели» в пункте «Пользователь» выбираем «Показать все».
  6. В окне «Выбор пользователя» выбираем пользователя «Иванов».
  7. В зоне добавления формы «Показатели» в пункте «Задача» выбираем нужную задачу.
  8. В зоне добавления формы «Показатели» в числовом пункте «Штраф» вводим сумму.
  9. По окончании нажимаем кнопку «Опубликовать».

Показатель прикрепился к задаче и становится доступным для пользователя, которому отправлен комментарий.

Рис.35. Добавление значения в форму «Показатели»
Рис.36. Добавление значения «Штраф»
Рис.37. Добавление пользователя в зоне добавления формы «Показатели»
Рис.38. Выбор пользователя
Рис.39. Заполнение значений в форме «Показатели»

Создание интерфейса пользователя

Создание рабочего стола пользователя с элементами управления и списками данных

Для простоты использования задач, подзадач, процессов и комментариев осуществляется настройка основного рабочего стола пользователя.

Компоновка рабочего стола осуществляется через подсистему «Управляемые страницы».

Рабочий стол – это описательная настройка для быстрого доступа пользователя к элементам системы. Самые частые распространенные элементы вывода в рабочем столе – это списки данных.

Список данных прописывает системе место хранения списочных данных, необходимых пользователю.

Создание списков данных для отображения задач, статусов и реквизитов

  1. На главной странице переходим в меню «Рабочие столы».
  2. Выбираем пункт «Управляемые страницы».
  3. В открывшемся окне в пункте «Наименование» вводим «Основной рабочий стол пользователя».
  4. «Записать».
  5. В поле «Реквизит» выбираем новый элемент «Основной рабочий стол пользователя».
  6. Для просмотра настроек выбираем пункт «Открыть этот УРС».
  7. В меню настроек элемента «Основной рабочий стол пользователя» выбираем элемент «Список».
  8. «Создать».
  9. В пункте «Наименование» вводим «Все задачи пользователя».
  10. В пункте «Основная таблица» нажимаем на кнопку списка.
  11. В окне «Выбор реквизита: Выбор типа реквизита» выбираем «Задачи» – «Задачи процессов».
  12. В окне в поле «Реквизит» выбираем те пункты, которые следует отобразить. Например, «Наименование», «Номер», «Дата исполнения план».
  13. По окончании нажимаем кнопку «Записать».
Рис.40. Управляемые страницы
Рис.41. Создание нового элемента
Рис.42. Основной рабочий стол пользователя
Рис.43. Просмотр основного рабочего стола пользователя
Рис.44. Создание списка
Рис.45. Кнопка списка в пункте основная таблица
Рис.46. Задачи процессов
Рис.47. Выбор пунктов реквизита и предварительный просмотр
Рис.48. Отображение пунктов реквизита на предварительном просмотре
Важно!

При выборе реквизитов в меню «Основная таблица» доступны все ссылочные объекты из базы. В меню «Справочник» можно выбрать справочник контрагента, справочник партнёра, реализации, поступления и другие параметры.

Добавление статуса

  1. В командах навигационной панели переходим в пункт «Предварительный просмотр».
  2. Для изменения параметров отображения переходим на вкладку «Основное».
  3. В пункте «Дата исполнения план» в поле «Заголовок колонки» прописываем «Срок».
  4. Через поиск выбираем пункт «Статус задачи».
  5. В поле «Заголовок колонки» прописываем «Статус».
  6. В меню «Только помеченные» просматриваем выбранные параметры.
  7. По окончании нажимаем кнопку «Записать».

Рис.49. Срок
Рис.50. Статус
Рис.51. Выбор группы элементов «Только помеченные»
Важно!

Предварительный просмотр и остальные команды навигационной панели будут отображать старые данные до записи элемента.

Оформление и группировка элементов

Для настройки цветовой дифференциации задач (выполнено/не выполнено) необходимо создать цветовое оформление задач.

Настройка цветового обозначения для выполненных задач

  1. В пункте «Основная настройка» нажимаем на «Плюс».
  2. Переходим в окно «Настройки динамических списков (создание)».
  3. В пункте «Наименование» вводим «Стандартное оформление задач».
  4. Выбираем вкладку «Условное оформление».
  5. Нажимаем «Добавить».
  6. В пункте «Оформление» выбираем позицию «Цвет текста».
  7. В элементе «Значение» нажимаем на «0.0.0».
  8. Выбираем цвет «Зеленый лес».
  9. Переходим в пункт «Условие».
  10. В открывшемся окне «Редактирование элемента условного оформления» в поле «Доступные поля» выбираем «Выполнена».
  11. В поле «Значение» выбираем «Да».
  12. В поле «Доступные поля» выбираем «Ссылка».
  13. В поле «Отбор» вводим значение «Ссылка выполнена».
  14. По окончании нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

Рис.52. Переход к настройкам пункта «Основная настройка»
Рис.53. Пункт «Наименование» и вкладка «Условное оформление»
Рис.54. Переход к выбору цвета текста
Рис.55. Цвет текста «Зеленый лес»
Рис.56. Пункт «Условие»
Рис.57. Настройка условия
Рис.58. Поле «Ссылка»
Важно!

При редактировании элемента условного оформления в поле «Доступные поля» система отображает все реквизиты, которые есть у объектов. Управлять условиями можно только на основании видимых реквизитов. Для отображения реквизита, которого нет в системе, его можно добавить через элемент «Ссылка».

В системе доступны реквизиты, которые были добавлены в режим предприятия. Для поиска можно использовать отбор по соответствующему событию.

Настройка цветового обозначения задач для просроченных задач

  1. В пункте «Основная настройка» нажимаем на «Плюс».
  2. Переходим в окно «Настройки динамических списков (создание)».
  3. В пункте «Наименование» вводим «Стандартное оформление задач».
  4. Выбираем вкладку «Условное оформление».
  5. Нажимаем «Добавить».
  6. В пункте «Оформление» выбираем позицию «Цвет фона».
  7. В элементе «Значение» нажимаем на «0.0.0».
  8. Выбираем цвет «Лосось светлый».
  9. Переходим в пункт «Условие».
  10. В открывшемся окне «Редактирование элемента условного оформления» в поле «Доступные поля» выбираем «Просрочена».
  11. В поле «Значение» выбираем «Да».
  12. По окончании нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

Рис.59. Переход к выбору цвета фона
Рис.60. Цвет фона «Лосось светлый»
Рис.61. Настройка условия для просроченной задачи

Для контроля в командах навигационной панели переходим в пункт «Предварительный просмотр».

Рис.62. Отображения списка после установки цветового оформления

Группировка элементов рабочего стола и настройка отображения

После сохранения данных в системе отобразится элемент «Список Все задачи пользователя», который связывает элемент рабочего стола и список данных.  Данный элемент выводится в реквизитах основного рабочего стола пользователя и содержит ссылку на произвольный список.

Верхняя группа рабочего стола это самый верхний образующий элемент, содержащий настройки.

Настройка отображения

  1. На главной странице переходим в меню «Рабочие столы».
  2. Выбираем пункт «Управляемые страницы».
  3. В пункте «Реквизит» выбираем «Основной рабочий стол пользователя».
  4. В открывшемся окне убираем флаг в пункте «Отображать заголовок».
  5. В пункте «Группировка» оставляем значение «Вертикальная».
  6. В пункте «Отображение» ставим значение «Нет».
  7. По окончании нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

Рис.63. Основной рабочий стол пользователя
Рис.64. Настройки отображения

Настройка командной панели

Отключение автоматического заполнения командной панели и кнопок сохранения и восстановления настроек

  1. На главной странице переходим в меню «Рабочие столы».
  2. Выбираем пункт «Управляемые страницы».
  3. В пункте «Реквизит» выбираем «Список Все задачи пользователя».
  4. На вкладке «Команды списка».
  5. Ставим флаг на пунктах «Не заполнять командную панель автоматически» и «Не отображать команды сохранения и восстановления».
  6. По окончании нажимаем кнопку «Записать».

Рис.65. Список «Все задачи пользователя»
Рис.66. Произвольный список
Рис.67. Настройки команд списка
Рис.68. Командная панель рабочего стола

Командная панель после настроек будет состоять из кнопки «Еще» и «Справка».

Командная панель рабочего стола содержит несколько кнопок:

  • Во весь экран;
  • В отдельном окне;
  • Редактировать этот рабочий стол.

Редактирование рабочего стола дает возможность перейти к настройкам редактирования этого рабочего стола и убрать командные панели.

Оцените статью
© 2024