- Введение в бизнес-процессы. Методология работы системы.
- Организующая схема
- Отделения — это элемент организующей схемы
- Модель описания бизнес-процессов
- Требования к организующей схеме для построения эффективной работы компании
- Оценка бизнес-процесса
- Модель описания бизнес-процесса
- Стандартные элементы модели
- Контроль и управление бизнес-процессами
- Вкладка «Контроль»
- Вкладка «Инциденты»
- Полнота описания бизнес-процесса
- Регламентация бизнес-процесса
- Роли участников бизнес-процесса
Введение в бизнес-процессы. Методология работы системы.
Система состоит из трёх частей:
- Организующая схема бизнес-процесса
- Грамотное заполнение регламента бизнес-процесса с оценкой
- Регламент, в том числе его грамотное заполнение и оценка
Конфигурация программы позволяет создавать бизнес-процессы для обработки каких-либо событий. Например, процесс обработки заказа, согласование документов, прием на работу нового сотрудника и т.д.
Для того, чтобы понять, как грамотно формировать бизнес — процессы, существует инструмент, который называется «организующая схема».
Если в компании создан один сквозной бизнес -процесс «Продажи», возникают трудности при его управлении. Сотрудники, которые должны управлять этим бизнес — процессом перекладывают ответственность друг на друга. Говорят, что за блок отвечает один сотрудник, а тот в свою очередь называет другое ответственное лицо.
При этом никто из руководящего состава не сможет поменять этот бизнес — процесс, потому что остальные члены команды будут против, т.к. под этой схемой работают сотрудники из разных отделений.
Основная проблема внедрения бизнес-процессов — это определение рамок и границ процессов с указанием их начала и завершения.
Организующая схема
Схема показывает компанию на карте. Основные задачи организующей схемы:
- корректно определить рамки и границы бизнес-процессов,
- прописать начало и конец отдельных процессов,
- визуализировать процессы и их взаимосвязи,
- закрепить ответственных за регламентами и бизнес – процессами.
Отделения — это элемент организующей схемы
Отделения визуализируют направления деятельности компании.
В рамках отделений заполняются данные по ответственным лицам, которые управляют определенными бизнес — процессами и взаимосвязи процессов с регламентами.
В каждом отделении указывается ЦКП – ценный конечный продукт.
ЦКП назначается для каждой структурной единицы компании в том числе для бизнес — процессов и регламентов на организационной схеме компании.
В программе можно сформировать любые отделения по направлениям деятельности. Важно понимать, что отделения определяют сферу ответственности.
Рекомендуется выделять следующие отделения:
- Найм и построение. Отделение отвечает за прием и ввод в должность сотрудников компании.
- Распространение. Отделы, ответственные за распространение продукта: маркетинг и продажи.
- Финансы. Отделение отвечает за планируемые расходы и доходы компании.
- Производство продукта. Отделение отвечает за темп и стабильность производства, соответствие конечного продукта по качеству.
- Контроль качества. Отделение отвечает за проверку качества продукции и квалификацию сотрудников компании.
- PR. Отделение отвечает за связи с общественностью и внутренние коммуникации.
- Административное. Отделение отвечает за политику и стратегию компании
Если сделать один бизнес-процесс, который будет насквозь проходить по всем отделениям, то этот бизнес-процесс будет управляться одним самым главным человеком в компании.
В этом случае, никто из ответственных лиц, кроме самого владельца, не сможет изменить бизнес — процесс. Такое управление бизнес — процессом мало эффективно.
Модель описания бизнес-процессов
Требования к организующей схеме для построения эффективной работы компании
Указать показатели, которые генерируют каждое из отделений. Например, если это продажи, то количество проданной продукции, привлеченные средства и т.д.
Дать права руководителю каждого отделения для полноценного управления бизнес-процессом в его суверенной области (отделении), то есть управление порядком действий, которые происходят в его отделении.
Оценка бизнес-процесса
Каждый бизнес-процесс нужно оценивать. Для этого в программе создается модель, в которой будет производиться оценка.
Для перехода во вкладку «модель» нажмите на элемент организационной схемы.
Откроется диалоговое окно с заголовком «Выберите действие для элемента «НАЗВАНИЕ ЭЛЕМЕНТА».
Выберите «Открыть», далее нажмите ОК.
Вторая часть методологии построения системы заключается в том, что каждый бизнес-процесс нужно оценивать.
Для оценки бизнес-процесса, нужна модель, в которой производится оценка. Без оценки возможно действовать, но не понятна эффективность результата, которая формируется внутри бизнес-процесса.
Модель описания бизнес-процесса
Для создания модели добавляются стандартные элементы, такие как: инструкции, контроль, инциденты и т.д. Возможно добавлять свои собственные элементы.
Элементы необходимы для того, чтобы описать, насколько ЦКП (ценный конечный продукт) реализуется с помощью этого бизнес-процесса и какую роль играет в рамках компании.
Стандартные элементы модели
- Инструкция. Описание идеального бизнес-процесса: последовательность выполняемой работы, очерёдность этапов и т.д.
- Контроль. Мониторинг и оценка бизнес-процесса. Для этого вводятся показатели и другие измеримые в цифрах значения.
- Инциденты. Происшествия, которые могут произойти в бизнес-процессе и требуют обработки.
- Деятельность. Автоматизация бизнес-процесса. Показывает, как будут выдаваться задачи по бизнес-процессу в системе.
- Документация. Какие материалы и статьи базы знаний привязаны к бизнес-процессу и позволяют выполнить работу.
- Рабочие места. Показывает, как сотрудники будут работать в бизнес-процессе.
- Управление квалификациями. Показывает, что нужно сотруднику, чтобы начать управлять бизнес-процессом и работать в нем.
- Для этого нажмите кнопку «Добавить» и введите название элемента или выберите из раскрывающегося списка «Показать все».
- Система сделает закладку, где нужно заполнить те значения, которые важно видеть в бизнес-процессе.
Контроль и управление бизнес-процессами
Если не вводить показатели контроля в систему, то не будет возможности контролировать цифры этого бизнес-процесса. Без показателей контроля информация о работе бизнес – процесса исчезнет, как только ответственный сотрудник ослабит свое внимание, т.к. контроль происходит в ручном режиме.
Система раскладывает заполнение элементов модели в оценочное представление.
Для этого к системе привязываются определенные показатели.
Система проверяет несколько параметров:
- реальность показателя,
- значение на текущую дату,
- статус о его использовании.
На основании этих данных, система обеспечивает контроль по показателю. Если по элементу происходят какие-либо доработки, система это также учитывает, выставляя менее высокую оценку (или балл).
Вкладка «Контроль»
Например, показатель «Просрочена задача разработки», относится к «Контролю».
Вкладка «Инциденты»
В этой вкладке видны комментарии об отклонениях при контроле бизнес – процесса. Указывается область управления, ответственный и балл.
За оставленный комментарий без выбора управляющего элемента система начислила 4 балла.
В то время, как во вкладке «Контроль», за этот же комментарий начислено 12 баллов, потому что указан управляющий элемент.
Так складывается диаграмма полноты описания бизнес-процесса, представленная на рисунке 2. Это показатель того, что система работает.
Полнота описания бизнес-процесса
Для полноценного описания бизнес-процесса недостаточно просто написать инструкцию или описать деятельность по этому бизнес-процессу. Нужно дополнить процесс другими элементами.
Включение дополнительных элементов в модель описания бизнес-процесса позволяет определить метод управления и сферу, которой планируется управлять с помощью данного бизнес-процесса.
— Если контролируется показатель просроченной задачи разработки, то идет управление сроками процесса.
— Если контролируется показатель выполненной задачи разработки, то идет управление поставками процесса и т.д.
Области управления конкретного бизнес – процесса суммируются и выводятся в диаграмме управляемости.
Итого, каждый регламент, каждый бизнес-процесс описывается в полноте своего описания.
Эффективность работы системы зависит от того, насколько хорошо проработаны описательные элементы на диаграмме управляемости.
Регламентация бизнес-процесса
Порядок формирования регламента бизнес-процесса.
После того, как определены рамки и границы бизнес – процесса, указаны значения показателей во вкладках Контроль, Инциденты и др.
Следующий шаг – это заполнение блоки бизнес-процесса, которые будут уходить в задачу.
- Нажмите на блок бизнес – процесса.
- Откроется диалоговое окно «Выбор действия для элемента».
- Выберите любую задачу.
- Откроется панель управления задачей.
В форме редакции события есть набор обязательных полей:
- Название
- Исполнитель
- Срок выполнения
- Описание события
- Входящая информация
- Результаты
Самое важное в оформлении регламента бизнес-процесса, что будет на выходе, то есть, что будет являться результатом, когда задача будет завершена. На текущем уровне важно понимать, что будет наполнять ЦКП (ценный конечный продукт).
Любую задачу можно закрыть с результатом «задача не выполнена», «не получилось», «не смог» и так далее. Но это не информативно. Правильно на каждом шаге объяснить, что будет являться допустимым выполнением каждой задачи. Так контроль будет точнее, а эффективность выполнения выше.
Стоит отметить, что в бизнес-процессе не описываются всевозможные инциденты, только плюс-минус идеальный бизнес-процесс. Инциденты описываются именно в закладке «Инцидент».
Для того, чтобы правильно составить схему бизнес-процесса, нужно понимать, какой из блоков схемы, какими обязательными элементами должен обладать.
Дальше система подсказывает, что заполнено, а что — нет.
Роли участников бизнес-процесса
В каждом бизнес-процессе работают всего три роли участников:
- исполнители
- менеджеры
- владелец
Исполнители — те, кто делают реальные задачи по бизнес-процессу и получают ценный конечный продукт в конце.
Даже генеральный директор, который подписывает документы в рамках конкретного бизнес-процесса, является исполнителем. Так как он делает реальную задачу.
Процесс выглядит так: сотрудник, задействованный в бизнес – процессе и производящий ценный конечный продукт является исполнителем.
Однако исполнители не всегда исполняют задачи. Тогда в системе возникают инциденты. Стандартный инцидент — задача не выполнена вовремя или задача выполнена не с тем результатом.
И здесь уже возникает вторая роль — менеджеры. Они устраняют и предупреждают несоответствия в прохождении бизнес-процесса, опираясь на «Регламенты» и «Инциденты», которые описаны в «Организующей схемы».
И самый верх цепочки — владелец бизнес-процесса. Это человек, который ориентируется на показатели контроля. И в зависимости от них корректирует работу по бизнес-процессу, в том числе изменяя его схему.
То есть бизнес-процесс описывается в трех ролях: исполнитель, менеджер, владелец. Исполнители делают, менеджеры контролируют взаимодействие и несоответствие в прохождении процесса, владельцы контролируют сам процесс через показатели.
Это все элементы методологии, которая поможет эффективно проектировать бизнес-процессы и работать в конфигурации.
В завершении стоит отметить, что методология не является обязательным инструментом в проектировании системы. Но является удобным инструментом, который покажет заведомо известный, положительный результат на первых шагах.
Использовать методологию более эффективно, чем отказаться от этого набора инструментов.
